De afdeling contraspionage

De man kwam zonder te kloppen mijn kamer binnen, nam plaats in de stoel die voor mijn bureau stond, en legde een dik pak papier op mijn bureau. Ik had geen afspraken in mijn agenda staan, dus van een vergeten afspraak kon geen sprake zijn. Ik keek niet op van mijn laptop, de loonkostenbegroting trok al mijn aandacht. De man, op leeftijd, bleef onrustig zitten draaien op zijn stoel, zodat ik mij maar instelde op een andere middag. Na de laatste check van de begroting en het opslaan van de spreadsheet, kijk ik de man vragend aan.

'Ik heb het allemaal uitgedacht!' zei hij met inspannende grijns op zijn gezicht. 'Jullie zijn er allemaal op uit om mij het leven kapot te maken en mij uit de zaak te werken! Ik bewijs, ik heb bewijs', riep hij zonder enige reactie te verwachten. 'Ik houd sinds ik hier werk alles, maar dan ook alles bij! De werktijden, de pauzes, wie waar parkeert op de parkeerplaats, hoe laat iemand binnenkomt en vertrekt, hoe de vrachtwagens geladen en gelost worden.' Hij nam de tijd om even een hap lucht te nemen.

'Ik weet wie hier eigenlijk aan de touwtjes trekt. Ik weet hoe alles betaald wordt en waar dat vandaan komt. Ik heb een dossier van een meter dik. Alles netjes opgeslagen en geordend, dus probeer mij niet wijs te maken!'

Ik keek hem geïnteresseerd aan en wilde mijn openen om een antwoord te geven, toen hij zijn aanklacht vervolgde.

'Als mij iets overkomt, dan heb ik mensen geïnstrueerd om dit dossier bij de hoogste autoriteiten voor te leggen. Niets zal dan verborgen blijven!' Hij keek mij triomfantelijk aan. Een blik in zijn ogen waaruit je verwachting kon opmaken: hij verwachte een afkeurende of ontkennende reactie. Een reactie waardoor hij weer kon exploderen en verder zou kunnen gaan met zijn litanie.

Ik bleef hem wederom aankijken en hield mijn mond. Hij vervolgde zijn grote opsomming van achterdocht.

'Ik weet inmiddels dat jullie mij afluisteren. Ik zie de knopjes aan de muur. En, en er zit een camera in de plafondlamp verborgen. Ik weet het zeker!. Ik zag die facilitaire man, die verdachte kerel met zijn blauwe stofjas, iets te vaak rondhangen bij mijn bureau! Probeer mij niet voor de gek te houden! Ik weet alles.' De kleur op zijn wangen werd weer een slag roder. Hij keek mij weer vragend aan en verwachtte ontkenning, een weerwoord, een kritische opmerking, of, nog beter, een scherpe woordenwisseling. In ieder geval iets dat de door hem beschreven situatie zou verzachten.

Hij rommelde wat in zijn stapel pak papier om mijn bureau, trok er een stuk papier uit waarop hij een plattegrond had getekend en met een rode pen wat aantekeningen op had gemaakt. Hij pakte een potlood uit mijn pennenbak en ging verder met zijn verhaal.

'Ik heb het allemaal eens uitgetekend zodat je ziet wat er hier allemaal gebeurt,' zei hij terwijl hij mijn potlood als aanwijsstok gebruikte. 'In deze vier hoeken hebben jullie microfoons opgehangen. Hier in de plantenbak, in de watercooler en daar in de plafondlamp zitten camera's verborgen. Die facilitaire man van jullie is een geheime informant die op gezette tijden controleert wat ik aan het doen ben.' Hij wees op het lijstje met rode letters.

'Ik heb de tijden bijgehouden dat hij langs kwam. Op maandag kwam hij, onder de dekmantel van het bijvullen van het papier van de kopieermachine. Op dinsdag om het oud papier op te halen, op woensdag en donderdag zie ik hem langslopen met een koffiekar en op vrijdag is hij vrij, of brengt hij rapport uit bij jullie.'

'Meneer Toogsma,' zei bedachtzaam, 'ik zie dat u wederom een grote ontdekking heeft gedaan. Hieruit blijkt maar weer eens dat er nog steeds sprake is van een complot. Wat ik mij afvraag is, en dat zult u begrijpen, wat u op dit moment doet aan contraspionage. Ik kan mij voorstellen dat u net als in de spionagewereld van de CIA en AIVD contramaatregelen neemt.'

'Uiteraard jongeman,' zei de heer Toogsma opgetogen omdat eindelijk iemand luisterde en met hem meedacht. 'Ik heb maatregelen genomen om spionnen te ontmaskeren. Zo schrijf ik al mijn berichten in een codetaal die niemand begrijpt, en loop nooit tweemaal dezelfde route.' De heer Toogsma weidde uitvoerig uit over alle maatregelen die hij genomen had om te ontkomen aan zijn onzichtbare maar alom aanwezige belagers. Opgelucht dat hij zijn verhaal kon delen, vertrouwde hij mij toe dat blij was dat ik hoofd van afdeling contraspionage was geworden. Die vorige die was niet te vertrouwen geweest.

Na een uur kwam mijn baas -de huidige eigenaar van het familiebedrijf- mijn kantoor binnen. 'O, hier zit je. Kom mee pa, we gaan weer terug naar het verzorgingstehuis. Het is tijd voor een neut.' Mijn baas -de jonge Toogsma- nam zijn vader bij de arm, en samen liepen ze mijn kantoor uit.

'Dag meneer Toogsma,' zei ik uiteraard bloedserieus, 'tot volgende week.'

Opzegtermijn

'Als ik wil ontslag wil nemen, hoe lang is dan de opzegtermijn ?' Ik kijk onthutst op vanaf mijn laptop naar de persoon die zonder dat ik het door had naar binnen was geslopen en geheel onverwachts deze onverhoedse vraag stelde. Verwachtingsvol keek hij mij aan met een blik in de ogen van: jij bent van P&O, jij weet wel hoe dat werkt.

'Ehm', stamelde ik opzichtig in verwarring gebracht, 'ga even zitten dan kijk ik er even naar.' Ik startte het HR infosysteem op en zocht naar het digitale dossier van de persoon in kwestie. Onder het kopje 'datum ingang contract' stond 1 mei 2008. Dit betekende dat de ontslagvrager nog geen drie maanden in dienst was van de organisatie, net uit zijn proeftijd en een opzegtermijn had van zo'n beetje een maand.

'Waarom ga je eigenlijk weg ? Ik bedoel, wat heeft tot deze keuze geleid na nog geen drie maanden? Is het de sfeer, de arbeidsvoorwaarden, de gevoeligheden van de bedrijfscultuur of de kwaliteit van het bedrijfsrestaurant ? Ik begrijp dat je weg wilt, anders stond je hier niet, maar kun je vertellen wat de reden is ?

Hij draaide enigszins ongemakkelijk op zijn stoel en keek me vreemd aan.

'Je hoeft geen verantwoording af te leggen voor je keuzes, begrijp met niet verkeerd', vervolgde ik, 'maar we proberen in de groei naar een meer lerende organisatie uit elke situatie lessen te trekken. Ik begrijp ook dat de werkdruk in de organisatie hoog is en dat er veel van iedereen verwacht wordt. Daarom willen we bij P&O graag de vinger op de zere plek leggen, zodat we het management strategisch kunnen adviseren over dit soort operationele problematiek'.

Ik open een la en pak de checklist voor ontslag (helaas nog niet digitaal) en de vragenlijst voor het exitinterview (ook papier, maar wel zelf ontwikkeld). Een degelijk uitgevoerd exit interview geeft je veel informatie over het functioneren van je eigen organisatie. Het vertelt je waar de zwaktes en sterktes van de organisatie zitten en schetst een beeld waar organisatorisch leermogelijkheden liggen.
'Goed, voordat je gaat heb ik nog een paar vragen voor je. Hoe heb je de afgelopen periode ervaren ? Zijn er nog dingen waar we van moeten leren ? Kun je mij drie diepte- en drie hoogtepunten beschrijven die je bij ons hebt meegemaakt?'

'Nou, ik vind de reorganisatie een behoorlijk dieptepunt omdat iedereen op de afdeling het doel een beetje kwijt is', antwoordt de man, 'ook vind ik onduidelijk wie mijn leidinggevende is en wat ik aan hem heb. Ik bedoel, is hij er voor mij, of ben ik er voor hem. Is wel een belangrijke vraag, denk ik dan. Maar goed, dat hoort erbij denk ik maar en dat heeft waarschijnlijk meer tijd nodig'. Toch zijn er zeker leuke momenten: de wekelijkse afsluit borrel, de collega's en het werk an sich'.

'Maar waarom ga je dan weg ?', vraag ik. 'Ik hoor toch een gemengd verhaal. Je noemt een paar dieptepunten die je meegemaakt hebt. Die zijn er ook in deze roerige tijd, dat ontken ik niet. Maar aan de andere kant heb je het blijkbaar wel naar je zin'.
'Hoe bedoel je, weg ? Ik ga helemaal niet weg'.
'Maar je vroeg toch naar je opzegtermijn ? Dat vraag je toch niet zomaar ?'
'Ja, ik neem inderdaad ontslag, maar niet hier. Ik heb nog een baan. Die zeg ik op omdat ik het hier leuker vind'.

'Je opzegtermijn is een maand', zeg ik quasi nonchalant. 'En laat je niet gek maken met een concurrentiebeding'.

Gesprekstechniek

Vandaag zat ik als adviseur bij een sollicitatiegesprek samen met een directeur en een direct leidinggevende. Ik was laat in het selectietraject gevraagd om deel te nemen. De sollicitant, een man van middelbare leeftijd, werd door de secretaresse schuchter de kamer binnen geloodst waar hij, zonder handen te schudden of zich voor te stellen, op de stoel ging zitten die het dichtst bij de deur stond . Enigszins uit het veld geslagen vroeg de directeur of de sollicitant misschien koffie of thee wenste. Hij schudde zijn hoofd en keek meewarig uit het raam en frunnikte tegelijkertijd aan de rits van zijn jas die hij niet had uitgedaan.
‘Goed’, zei de directeur die het gesprek zou leiden, ‘Welkom. Fijn dat u de tijd heeft gevonden voor dit gesprek. Ik zal gelijk beginnen met de doelstelling van het gesprek.' Waarna de directeur in een monoloog van 10 minuten de commissie voorstelde en het gesprek inleidde. De sollicitant keek nog steeds niemand recht aan en bleef op zijn stoel heen een weer schuiven.

'Kunt u mij een voorbeeld geven van een situatie waarin u te maken had met weerstand ?', was de eerste STAR-vraag van de direct leidinggevende. Op zich een goede en gewaagde vraag. Iets te gesloten naar mijn smaak ('ja' of 'nee' als antwoord blijft dan toch mogelijk, en geeft een uitweg om om de hete brij heen te draaien). Maar in ieder geval was hij wel op zoek -volgens de regels der gesprekskunst- naar eerder vertoond gedrag als predictie van toekomstige gedrag.

Er viel een stilte.

Als getrainde gesprekprofessionals verbrak niemand de stilte. De stilte heeft een uitnodigende werking om gevuld te worden. Van nature zijn wij gewend aan geluid en zorgt stilte voor de natuurlijke menselijke reflex tot praten of geluid maken. Maar in gesprekssituaties maak je bewust gebruik van de stilte om de ander aan het praten te krijgen. Oldest trick in the book.

Het bleef stil.

De directeur bleef de sollicitant aankijken terwijl die nog steeds op de stoel heen en weer schuifelde en opzichtig naar de wandklok tuurde. De direct leidinggevende zat quasi-nieuwsgierig in het cv te te bladeren en ik keek naar de directeur.

De stilte duurde dusdanig lang dat uiteindelijk de directeur de stilte verbraken en zei: 'meneer V., ik begrijp dat het sollicitatiegesprek spannend is, maar u kunt gerust de vraag beantwoorden.'

Meneer V. keek de directeur nu recht aan en zei: 'ehm, mijn naam is T. en ik was op zoek naar de afdeling Finance voor de jaarrekening.' De man stond op en vertrok, de deur hard achter zich dicht slaand.

Ik zag twee personen elkaar meewarig aankijken om vervolgens met vragende ogen naar mij te kijken, terwijl ik mijn schouders nog vragender ophaalde.